Các doanh nghiệp thường xuyên xuất hóa đơn, tuy nhiên trong một số trường hợp sẽ gặp phải những sai sót khiến kế toán hay chủ doanh nghiệp sẽ bị lúng túng không biết xử lý như nào. Sau đây là một số trường hợp sai sót và cách xử lý:
TRƯỜNG HỢP 1: Chưa gửi cho người MUA (nhưng đã được cấp mã)
Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04 v/v hủy HĐĐT
Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và CQT hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống
Bước 3: Gửi lại HĐ đúng cho người MUA
TRƯỜNG HỢP 2: Đã gửi cho người MUA (Nhưng sai sót thông tin không quan trọng như tên, địa chỉ...)
Bước 1: Thông báo cho người MUA về việc HĐ sai sót này
Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04 v/v sai sót thông tin này
Bước 3: Không phải lập lại HĐĐT
Bước 4: Gửi cho người MUA kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót
TRƯỜNG HỢP 3: Đã gửi cho người MUA (Nhưng sai sót thông tin quan trọng như MST, số tiền, hàng hóa...)
Bước 1: Người MUA và người BÁN lập VB ghi rõ nội dung sai sót
Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04 v/v sai sót thông tin này và CQT hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống
Bước 3: Lập lại HĐĐT mới thay thế có dòng chữ " Thay thế cho HĐ mẫu số... ký hiệu...số...ngày...ngày tháng năm" gửi cho CQT để cấp mã
Bước 4: Gửi lại HĐ đúng cho người MUA
TRƯỜNG HỢP 4: Cơ quan thuế phát hiện HĐ đã được cấp mã có sai sót
- CQT thông báo cho người BÁN theo mẫu số 05 để người Bán kiểm tra sai sót
- Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của CQT người bán thực hiện các bước theo trường hợp 1/2/3)
Như vậy, tùy từng trường hợp sai sót mà doanh nghiệp thực hiện xử lý điều chỉnh lại hóa đơn hợp lệ.
