Khi phát hiện các thông tin trên sổ BHXH có sai sót, người tham gia cần thực hiện các thủ tục để cấp lại sổ BHXH cho chính xác. Vậy việc cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin trên sổ gồm những thủ tục nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của VIN-BHXH để cập nhật các kiến thức về vấn đề này nhé!
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 96, Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, sổ bảo hiểm là loại sổ được cấp cho từng người lao động, dùng để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Từ đó, tạo cơ sở cho việc giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ BHXH.
Tuy nhiên, trong quá trình kê khai hoặc xử lý hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội, xuất hiện nhiều trường hợp sai sót thông tin trên sổ, dẫn đến việc người tham gia BHXH phải tiến hành thực hiện các thủ tục để điều chỉnh lại thông tin cho chính xác. Vậy những thông tin nào được phép thay đổi trên sổ BHXH?
Các thông tin cá nhân trên sổ BHXH là những thông tin được phép điều chỉnh trên sổ BHXH, bao gồm: họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch.
Ngoài ra, người tham gia BHXH cũng tiến hành nộp hồ sơ điều chỉnh để xin cấp lại sổ BHXH trong trường hợp cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH, điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc độc hại, nguy hiểm hoặc gộp sổ BHXH.
Hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH được phân chia tương ứng cho hai đối tượng: người tham gia và đơn vị.
Đối với người tham gia:
- Mẫu TK1-TS Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:
a) Trường hợp thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ căn cước/ chứng minh thư/hộ chiếu.
* Lưu ý: Nếu là Đảng viên, người tham gia phải nộp kèm lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.
b) Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.
Đối với đơn vị:
Trường hợp người lao động nộp hồ sơ qua đơn vị, hồ sơ điều chỉnh thông tin cho người lao động mà đơn vị cần chuẩn bị gồm có:
- Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
- Mẫu D01-TS Bảng kê thông tin.
Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trình tự thực hiện cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin trên sổ gồm 04 bước:
Bước 1: Lập hồ sơ điều chỉnh sổ Bảo hiểm xã hội theo quy định.
Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ:
1. Người tham gia:
a) Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
b) Người tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách Nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
c) Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
d) Người tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH. Đối với người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp khi cấp lại, đổi thẻ BHYT: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh.
đ) Người tham gia do ngân sách nhà nước đóng BHYT: nộp hồ sơ cho UBND xã. Trường hợp điều chỉnh thông tin nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. Người đã hiến bộ phận cơ thể: nộp Giấy ra viện cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
e) Học sinh, sinh viên đóng BHYT theo nhà trường: Nộp hồ sơ cho nhà trường.
2. Đơn vị:
a) Đơn vị sử dụng lao động: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
b) UBND xã; Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội; Đại lý thu; Nhà trường; Phòng/Tổ chế độ BHXH: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Bước 4: Nhận kết quả giải quyết gồm sổ BHXH, thẻ BHYT.
Thứ nhất, đối với việc nộp hồ sơ:
a) Người tham gia tiến hành nộp hồ sơ giấy trực tiếp trực tiếp lên cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
* Lưu ý: Riêng đối với trường hợp sử dụng dịch vụ bảo hiểm xã hội điện tử, người lao động tiến hành đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
b) Khác với người lao động, đơn vị sử dụng lao động có thể tiến hành nộp hồ sơ điều chỉnh BHXH theo một trong hai hình thức sau: dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử.
* Lưu ý: Nếu đơn vị sử dụng hình thức giao dịch điện tử, đơn vị phải lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
Thứ hai, khi nhận kết quả giải quyết:
Cả người lao động và đơn vị sử dụng lao động đều nhận sổ BHXH, thẻ BHYT trực tiếp tại một trong các địa điểm sau: cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.
Với những trường hợp sai sót các thông tin dưới đây, thời gian giải quyết theo quy định là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ:
Đối với trường hợp gộp sổ BHXH: Khi tiến hành xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị - nơi người lao động có thời gian làm việc thời hạn giải quyết hồ sơ không quá 45 ngày. Đồng thời, các tổ chức BHXH phải gửi văn bảo thông báo đến người lao động về vấn đề trên.
Một trường hợp khác, khi người lao động tiến hành nộp hồ sơ với lý do điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH thì các cơ quan, tổ chức BHXH phải giải quyết hồ sơ trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Ngoài các thủ tục trên, người lao động hay đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện thêm một số thủ tục khác để đảm bảo hồ sơ điều chỉnh sổ BHXH hợp lệ và được nộp đúng quy trình.
Trên đây là toàn bộ các thủ tục cấp lại sổ BHXH do sai sót thông tin trên sổ theo quy định của pháp luật. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của VIN-BHXH để cập nhật ngay những thông tin bổ ích liên quan đến bảo hiểm xã hội nhé!
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
